30 novembre 2011

La gestion électronique de document (GED)

Gestion électronique de documents (GED)

Les solutions de Gestion Électronique des Documents (ou GED) proposent un ensemble de fonctionnalités permettant d’optimiser la gestion des flux d’informations circulant au sein de l’entreprise.

A travers la mise en place d’un référentiel numérique des documents, l’entreprise est en mesure de gérer de manière électronique l’ensemble du cycle de vie d’un document, que celui-ci provienne d’une source numérique ou papier (suite à sa numérisation via la solution de GED). L’entreprise a alors les bénéfices directs suivants :

  • L’optimisation des processus métier de l’entreprise ;
  • La traçabilité des informations et des documents circulant à travers le Système d’Information ;
  • La conformité vis-vis des contraintes légales en matière d’archivage ;
  • Une gestion et un stockage sécurisés des informations et des documents.

 

Cependant, malgré leurs nombreux avantages, les solutions de GED ne suffisent pas seules à garantir la pérennité et la sécurité des documents. Pour répondre à ces enjeux, la mise en œuvre de tels outils doit nécessairement s’accompagner d’une réflexion portant sur :

  • La confidentialité des documents et des informations contenues à travers une gestion fine des droits d’accès, afin de garantir que seules les personnes autorisées aient accès aux documents ;
  • L’administration dans le temps des documents, impliquant un suivi des processus de gestion des ces derniers (attribution et localisation) suivi des modifications du contenu, etc.

 

Les systèmes de GED soulèvent également de nombreuses problématiques liées au stockage et à l’archivage des documents. Celles-ci doivent être envisagées au moment du choix de la solution afin de répondre aux enjeux métiers de l’entreprise mais également aux contraintes légales auxquelles celle-ci peut être soumise, notamment en terme de durée de conservation et d’authenticité des informations.

En synthèse, pour garantir l’efficacité et l’intérêt d’une solution de GED, les besoins réels de l’entreprise doivent être qualifiés en termes de confidentialité des informations, de traçabilité et de conservation des documents. Une étude préalable des impacts de ce type de solutions sur les processus métiers existants doit être menée afin de définir le périmètre le plus adapté à sa mise en œuvre. De plus, des processus organisationnels doivent être définis afin d’assurer la bonne gestion des documents électronique et garantir la pérennité de la solution.

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *